До обязательного перехода российского рынка на электронные перевозочные документы остается меньше двух недель.
С 1 сентября 2026 года электронный формат становится обязательным для предусмотренных законом документов при автомобильных перевозках. В частности, речь идет о транспортной накладной, а также заказе и заявке. Требования также распространяются на отдельные документы в железнодорожных, воздушных перевозках и экспедиторской деятельности.
При этом для перевозчика сейчас важнее уже не вопрос «нужно ли переходить на ЭПД», а вопрос готова ли компания к ежедневной работе в новом формате.
ГИС ЭПД уже работает в промышленном режиме
Переход на электронный документооборот не начинается с нуля.
Государственная информационная система электронных перевозочных документов работает с сентября 2022 года в добровольном режиме.
По данным Минтранса России на 14 августа 2026 года, в системе уже оформлено более 45 млн электронных документов, а количество подключенных организаций превысило 25 тысяч. Ежемесячно система обрабатывает более 2,4 млн документов.
То есть для большинства участников рынка речь идет уже не о тестировании новой технологии, а о переходе на обязательный режим работы.
Что необходимо проверить перевозчику
Перед 1 сентября транспортной компании желательно пройти короткий внутренний аудит.
1. Выбран ли оператор информационной системы ЭПД
Перевозчик взаимодействует с ГИС ЭПД через оператора информационной системы электронных перевозочных документов.
Поэтому необходимо проверить:
- заключен ли договор;
- завершена ли регистрация;
- активна ли учетная запись;
- настроен ли доступ сотрудников;
- работает ли обмен документами.
Если компания еще не определилась с оператором, откладывать этот вопрос до конца августа рискованно.
2. Проверен ли обмен с контрагентами
Электронная накладная — это не документ только перевозчика.
В перевозочном процессе участвуют несколько сторон:
- грузоотправитель;
- перевозчик;
- грузополучатель;
- экспедитор, если он участвует в перевозке.
Поэтому важно проверить не только собственную систему, но и готовность основных контрагентов.
Минтранс отдельно отмечал необходимость адресной работы компаний с партнерами перед переходом на ЭПД.
Если перевозчик готов, а грузоотправитель не может корректно сформировать документ, рейс все равно может столкнуться с проблемой.
3. Кто отвечает за оформление документов
В небольшой транспортной компании один человек иногда выполняет сразу несколько функций.
Но после перехода на ЭПД желательно четко определить:
кто создает документ;
кто его проверяет;
кто подписывает;
кто контролирует получение документов от контрагента;
кто исправляет ошибки.
Это особенно важно при работе в вечернее время, выходные дни и при срочных перевозках.
4. Проверены ли электронные подписи
Необходимо заранее убедиться, что используемые электронные подписи действуют и могут применяться в соответствующей системе.
Проверить стоит:
- срок действия сертификатов;
- наличие необходимых полномочий;
- доступ ответственных сотрудников;
- корректность работы программного обеспечения.
Если подпись окажется недействительной непосредственно перед рейсом, обычная бумажная схема не всегда сможет заменить электронный процесс.
5. Обучен ли диспетчер
Для диспетчера ЭПД — это не просто еще один документ.
Он должен понимать:
- где создается документ;
- как проверить его статус;
- как передать информацию водителю;
- что делать при ошибке;
- как действовать при изменении данных перевозки.
Особенно важно заранее отработать процедуру на реальном заказе.
6. Знает ли водитель, что делать
Водитель не должен превращаться в специалиста по электронному документообороту.
Но он должен знать основные действия.
Например:
- где находится информация о перевозке;
- какое приложение используется;
- как предъявить необходимые сведения;
- кому сообщить о проблеме;
- что делать при отсутствии связи.
Для водителя лучше подготовить короткую инструкцию на одну страницу.
7. Проверена ли работа при отсутствии связи
Одна из главных практических проблем мобильной работы — нестабильный Интернет.
Грузовой автомобиль может находиться:
- за городом;
- в промышленной зоне;
- на складе;
- в подземной погрузочной зоне;
- на участке дороги с плохим покрытием сети.
Минтранс сообщал, что архитектура системы предусматривает работу через операторов и механизм сохранения данных при проблемах со связью.
Но транспортной компании все равно необходимо заранее определить собственный порядок действий при технических проблемах.
8. Проверены ли исключения
Переход на ЭПД не означает, что бумажные документы исчезают абсолютно во всех ситуациях.
Минтранс указывает, что предусмотрен ряд исключений, при которых документы могут оформляться на бумаге. Среди них отдельные специальные и военные перевозки, перевозки в территориях с режимом контртеррористической операции, сделки с иностранными контрагентами и перевозки для личных нужд физических лиц.
Поэтому сотрудникам компании важно не запомнить только правило «теперь все электронное», а понимать, когда действует исключение.
Бумажный документ не должен становиться запасным планом на любой случай
Это принципиальный момент.
Минтранс отдельно разъяснял, что наличие исключений не отменяет обязательный переход на электронный формат. Бумажное оформление сохраняется только в предусмотренных случаях.
Поэтому подход:
«Если что-то не получится, выпишем бумажную накладную»
не является полноценной стратегией подготовки.
Компания должна заранее обеспечить работоспособность электронного процесса.
Что проверить на одном тестовом рейсе
Перед 1 сентября полезно провести контрольную перевозку.
Например:
Шаг 1. Создать реальный или тестовый заказ.
Шаг 2. Сформировать электронный документ.
Шаг 3. Проверить подписание.
Шаг 4. Передать документ перевозчику.
Шаг 5. Проверить действия водителя.
Шаг 6. Смоделировать изменение данных.
Шаг 7. Проверить получение документа грузополучателем.
Шаг 8. Проверить хранение информации после завершения перевозки.
Такой тест позволяет обнаружить организационные проблемы до начала обязательного режима.
Особое внимание — роумингу между операторами
Если разные участники перевозки работают через разных операторов информационных систем ЭПД, необходимо проверить корректность обмена.
Минтранс сообщал, что операторы работают над вопросами роуминга, обмена черновиками и унификации отдельных полей документов.
Для перевозчика это означает простой практический вывод:
необходимо проверить не только собственную систему, но и реальный обмен документами с основными контрагентами.
Что изменится для водителя
Водитель по-прежнему остается ответственным за фактическое выполнение перевозки, но бумажная папка с документами перестает быть универсальным центром информации.
Все больше действий переносится в цифровую среду.
Поэтому транспортной компании стоит заранее определить:
- какое устройство используется водителем;
- какие приложения установлены;
- как обеспечивается доступ к Интернету;
- кто помогает водителю при сбое;
- как фиксируется проблема.
До 1 сентября осталось мало времени
Если компания еще не проверила готовность к ЭПД, сейчас самое время сделать это.
Минимальный чек-лист:
- оператор ЭПД выбран;
- договор заключен;
- учетные записи активны;
- электронные подписи работают;
- сотрудники имеют доступ;
- контрагенты готовы;
- водитель знает порядок действий;
- проведен тестовый рейс;
- проверен обмен документами;
- определен порядок действий при техническом сбое.
Что будет после 1 сентября
С 1 сентября 2026 года электронный формат становится обязательным для предусмотренных законом перевозочных и экспедиторских документов.
При этом Минтранс сообщал о предусмотренном периоде до 1 марта 2027 года, в течение которого при выявлении бумажного документа вместо электронного инспекторы должны ограничиваться устным предупреждением. Это не отменяет обязанности перейти на установленный электронный формат.
Поэтому рассчитывать на переходный период как на возможность продолжать работать по старой схеме не стоит.
Комментарий редакции ТК «Грузовоз»
Для небольшой транспортной компании главный риск перехода на ЭПД связан не столько с самой технологией, сколько с организацией процесса.
Если водитель не знает, где посмотреть документ, диспетчер не понимает, кто должен его подписать, а грузоотправитель работает через другого оператора и обмен не проверен, проблемы возникнут даже при полностью исправной информационной системе.
Поэтому лучший способ подготовиться — не читать инструкции в последний день, а провести несколько реальных тестовых перевозок до 1 сентября.
Итог
Обязательный переход на электронные перевозочные документы начнется 1 сентября 2026 года.
ГИС ЭПД уже является работающей инфраструктурой: по данным Минтранса России, к 14 августа в системе было оформлено более 45 млн документов, а подключено свыше 25 тыс. организаций.
Для перевозчика сейчас важнее всего проверить не сам факт подключения, а всю цепочку:
заказ → электронный документ → подписание → водитель → перевозка → получение → завершение.
Если каждый этап протестирован заранее, переход на обязательный ЭПД пройдет значительно спокойнее.
Источники
Министерство транспорта Российской Федерации: Данные о готовности рынка и количестве документов в ГИС ЭПД по состоянию на 14 августа 2026 года
Министерство транспорта Российской Федерации: Разъяснения по обязательному переходу на электронные перевозочные документы и работе системы
КонсультантПлюс: Федеральный закон от 07.06.2023 № 140-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» (о переходе на электронный формат)
