С 1 сентября 2026 года вступает в силу ряд изменений, которые затрагивают организацию автомобильных перевозок и работу транспортных компаний.
Для перевозчика это означает необходимость заранее проверить не только документы и программное обеспечение, но и сам порядок выпуска автомобиля на линию, работу водителей и действия ответственных сотрудников.
Особенно важно подготовиться небольшим транспортным компаниям, где один сотрудник часто совмещает обязанности диспетчера, механика или ответственного за выпуск автомобилей.
Главная ошибка — воспринимать изменения как исключительно формальную процедуру.
На практике новые требования необходимо встроить в ежедневную работу компании.
Что необходимо проверить до 1 сентября
Перед началом действия новых требований транспортной компании рекомендуется провести внутреннюю проверку по четырем направлениям:
- водители;
- автомобили;
- документы;
- ответственные сотрудники.
Если хотя бы один элемент не подготовлен, проблема может возникнуть непосредственно перед рейсом.
Водитель должен понимать порядок работы до начала рейса
Водителю недостаточно просто получить ключи от автомобиля и маршрут.
До начала рейса необходимо убедиться, что он знает:
- какой автомобиль ему назначен;
- куда необходимо прибыть;
- какой груз перевозится;
- кто является ответственным диспетчером;
- какие документы необходимо иметь;
- каким образом оформляется рейс;
- что делать при изменении маршрута;
- кому сообщать о неисправности автомобиля.
Для небольшой компании это можно оформить в виде одной короткой инструкции.
Проверяем документы водителей
До начала нового порядка транспортной компании стоит проверить наличие и актуальность документов каждого водителя.
В зависимости от характера перевозок необходимо проверить:
- водительское удостоверение;
- документы, подтверждающие право управления соответствующей категорией транспортного средства;
- документы, связанные с трудовыми отношениями;
- необходимые сведения о допуске к работе;
- документы, предусмотренные для конкретного вида перевозок.
Особое внимание следует обратить на сроки действия документов.
Почему нельзя проверять документы в последний день
Если обнаружилось, что документ водителя закончился или содержит ошибку, решить проблему непосредственно перед рейсом бывает сложно.
Поэтому разумнее провести проверку заранее.
Для небольшого автопарка достаточно составить таблицу:
| Водитель | Документ | Срок действия | Проверил |
|---|---|---|---|
| Водитель 1 | ВУ | актуально | Да |
| Водитель 2 | ВУ | актуально | Да |
| Водитель 3 | ВУ | проверить | Нет |
Такой контроль значительно проще, чем искать документы утром перед выпуском автомобиля.
Проверяем автомобиль
Не менее важна готовность самого транспортного средства.
До 1 сентября необходимо проверить:
- ☐ документы автомобиля;
- ☐ страховку;
- ☐ техническое состояние;
- ☐ исправность обязательного оборудования;
- ☐ наличие необходимых средств безопасности;
- ☐ актуальность данных в учетной системе;
- ☐ соответствие фактического автомобиля данным, используемым при оформлении рейса.
Особое внимание — данным автомобиля в электронных системах
Если транспортная компания уже работает с ЭПД или готовится к обязательному переходу, данные автомобиля должны совпадать в используемых системах.
Например, диспетчер назначает:
ГАЗель А123ВС
а в электронном документе остается другой автомобиль.
Такие расхождения необходимо выявлять до начала перевозки.
Именно поэтому тестирование ЭПД должно включать не только создание документа, но и реальное назначение автомобиля и водителя.
Что должен делать диспетчер
Для диспетчера необходимо установить четкий порядок:
заказ → проверка → автомобиль → водитель → документы → выпуск → контроль рейса → завершение.
Диспетчер не должен самостоятельно «догадываться», что делать при нестандартной ситуации.
Нужны инструкции минимум для следующих случаев:
- водитель не вышел;
- автомобиль неисправен;
- заказчик изменил адрес;
- изменился груз;
- требуется заменить автомобиль;
- требуется заменить водителя;
- пропала связь;
- возникла ошибка в документе.
Что делать, если водитель заболел перед рейсом
Для небольшой транспортной компании это вполне реальная ситуация.
Например, водитель сообщает утром:
«Сегодня выйти не могу».
Если замена не предусмотрена заранее, диспетчер начинает искать другого водителя в спешке.
Правильнее иметь заранее определенный алгоритм:
водитель сообщил о невозможности выхода → диспетчер определил замену → проверил допуск нового водителя → изменил данные в документах → сообщил заказчику при необходимости → выпустил автомобиль.
Что делать при замене автомобиля
Ситуация аналогичная.
Если автомобиль сломался, нельзя просто отправить ближайшую свободную машину без проверки.
Нужно убедиться:
- подходит ли автомобиль по характеристикам;
- соответствует ли он условиям заказа;
- правильно ли отражены данные автомобиля в документах;
- получил ли водитель актуальную информацию.
Этот сценарий особенно важен после перехода на ЭПД.
Минтранс ранее разъяснял порядок продолжения электронного документооборота при замене транспортного средства. Именно поэтому такую ситуацию необходимо заранее протестировать.
Проверяем порядок выпуска автомобиля
До 1 сентября стоит еще раз проверить внутреннюю процедуру выпуска автомобиля на линию.
Ответственный сотрудник должен понимать:
- кто проверяет автомобиль;
- кто проверяет водителя;
- кто оформляет документы;
- кто принимает решение о выпуске;
- кто фиксирует результаты проверки.
Если эти обязанности нигде не закреплены, возникает риск, что каждый сотрудник будет действовать по-своему.
Необходимо проверить и медицинские процедуры
Для перевозчиков этот блок особенно важен.
До допуска водителя к работе должны выполняться предусмотренные законодательством процедуры, связанные с медицинским обеспечением безопасности дорожного движения.
Компания должна заранее проверить:
- кто проводит необходимые осмотры;
- каким образом результаты фиксируются;
- кто контролирует допуск;
- что происходит при выявлении противопоказаний;
- как информация передается ответственному сотруднику.
При использовании сторонней медицинской организации необходимо также проверить действующий договор и порядок обмена информацией.
Что делать с техническими сбоями
После перехода на электронный документооборот может возникнуть новая категория проблем.
Например:
водитель приехал на погрузку, но не может получить документ.
Диспетчер должен знать:
- как проверить статус документа;
- как связаться с оператором;
- как связаться с заказчиком;
- какие действия может выполнить водитель;
- когда применяется предусмотренный законом альтернативный порядок оформления.
Главное — не оставлять водителя самостоятельно разбираться с проблемой.
Проверяем работу мобильного приложения
Если водитель использует мобильное приложение для работы с ЭПД, его необходимо проверить заранее.
Проверить нужно:
- ☐ вход в учетную запись;
- ☐ отображение рейса;
- ☐ получение документов;
- ☐ просмотр данных;
- ☐ выполнение предусмотренных действий;
- ☐ отправку информации;
- ☐ работу после восстановления связи.
Тестировать приложение желательно на реальном телефоне водителя, а не только на компьютере диспетчера.
Что делать, если телефон водителя разрядился
Это простой пример, но именно такие ситуации часто становятся причиной проблем.
Компания должна определить:
- может ли водитель использовать резервное устройство;
- кто предоставляет доступ;
- каким образом диспетчер связывается с водителем;
- как восстанавливается доступ к документам.
Для небольшой компании достаточно иметь хотя бы один резервный смартфон с необходимыми приложениями.
Нужно ли менять все рабочие процессы?
Нет.
Большинство компаний может сохранить привычную структуру работы, добавив электронные процедуры.
Например:
Было:
заказ → бумажные документы → водитель → рейс → бухгалтерия.
Станет:
заказ → электронный документ → проверка → водитель → рейс → электронное завершение → учет.
Главное изменение заключается не в количестве сотрудников, а в способе взаимодействия между ними.
Что проверить руководителю
Руководителю транспортной компании перед 1 сентября стоит лично проверить семь пунктов:
- Водители
Все необходимые документы актуальны. - Автомобили
Данные и документы соответствуют фактическому состоянию. - ЭПД
Система подключена и протестирована. - Электронные подписи
Ответственные сотрудники имеют необходимые полномочия. - Заказчики
Проверен электронный обмен с основными клиентами. - Мобильная работа
Водители могут получать и обрабатывать необходимые документы. - Нештатные ситуации
Есть инструкция при поломке автомобиля, замене водителя и техническом сбое.
Что проверить диспетчеру
Диспетчеру стоит подготовить отдельный чек-лист:
- ☐ заказ получен;
- ☐ данные заказчика проверены;
- ☐ автомобиль назначен;
- ☐ водитель назначен;
- ☐ документы сформированы;
- ☐ данные автомобиля совпадают;
- ☐ данные водителя совпадают;
- ☐ маршрут проверен;
- ☐ водитель получил информацию;
- ☐ нестандартные изменения зафиксированы.
Что проверить водителю
Для водителя инструкция должна быть еще короче.
Перед выездом:
- ☐ автомобиль соответствует назначенному;
- ☐ документы доступны;
- ☐ телефон заряжен;
- ☐ мобильное приложение работает;
- ☐ маршрут получен;
- ☐ контакты диспетчера есть.
Во время рейса:
- ☐ не изменять документы самостоятельно;
- ☐ сообщать диспетчеру о проблемах;
- ☐ фиксировать расхождения;
- ☐ выполнять действия с ЭПД согласно инструкции.
Почему 1 сентября нельзя начинать подготовку
В последние дни перед вступлением новых требований нагрузка на операторов, техническую поддержку и сотрудников компаний может увеличиться.
Поэтому правильная стратегия — закончить тестирование заранее.
Для небольшой транспортной компании достаточно нескольких рабочих дней, чтобы выявить основные проблемы.
Но если выяснится, что:
- оператор не подключен;
- подпись не работает;
- водитель не может войти;
- заказчик использует другую систему;
- документы не передаются,
решение проблемы может потребовать дополнительного времени.
Практический план на неделю
25 августа
Проверить водителей и документы.
26 августа
Проверить автомобили и данные в учетных системах.
27 августа
Проверить ЭПД и электронные подписи.
28 августа
Провести тестовый рейс.
29 августа
Проверить работу с заказчиками.
30 августа
Протестировать нештатные ситуации.
31 августа
Провести финальную проверку.
Это редакционная рекомендация, а не установленный законом календарь.
Что изменится для ТК «Грузовоз» и других небольших перевозчиков
Для компании с несколькими автомобилями главный риск находится не в самом законодательстве.
Риск — в несогласованности действий сотрудников.
Если водитель знает одно, диспетчер другое, а бухгалтер третье, электронный документооборот не решит проблему.
Поэтому перед 1 сентября необходимо добиться простой вещи:
Все сотрудники должны понимать, кто, что и в какой момент делает.
Итог
Подготовка к изменениям с 1 сентября — это не только установка программы или подключение ЭПД.
Транспортной компании необходимо проверить весь процесс:
водитель → автомобиль → документы → диспетчер → заказчик → рейс → завершение перевозки.
Особое внимание следует уделить замене автомобилей и водителей, техническим сбоям и работе мобильных приложений.
Чем раньше компания протестирует реальные сценарии, тем меньше вероятность, что проблема возникнет уже во время коммерческого рейса.
Редакция ТК «Грузовоз» рекомендует провести финальную проверку готовности автопарка и сотрудников до 31 августа, а не переносить ее на первый рабочий день сентября.
Источники
Министерство транспорта Российской Федерации: Рекомендации по подготовке транспортных компаний к обязательному применению электронных перевозочных документов и проверке готовности автопарка
Министерство транспорта Российской Федерации: Разъяснения о порядке предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров и выпуске транспортных средств на линию
КонсультантПлюс: Федеральный закон от 07.06.2023 № 140-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»
